A importância da organização de contas bancárias de PJ em empresas do Simples Nacional

Todas as empresas estão sujeitas a fiscalizações, sejam elas trabalhistas ou tributários/fiscais – ambas de grande importância e que exigem atenção do empresário, com a finalidade de evitar prejuízos ao seu patrimônio em caso de irregularidades com a lei. Importante lembrar: as obrigações podem variar, mas valem para todos, inclusive para o Microempreendedor Individual (MEI).

Em relação às fiscalizações de cunho tributário e fiscal, vale atenção redobrada por parte das empresas, que devem investir em um controle assíduo de sua contabilidade. O envio mensal de documentos desta natureza, como notas fiscais de entrada, de saída, recibos, contratos e extratos bancários, precisa ser rigoroso e de total conhecimento do contador do negócio, responsável pela geração dos balancetes.

A exigência fiscal e tributária está prevista no Código Civil, artigo 1.179, na Lei das Sociedades Anônimas e nas Normas Brasileiras de Contabilidade. Além destas, o Decreto-Lei 9.295/46 também é de extrema importância e dá exclusividade ao Contador para apurar os resultados das empresas.

Mantenha a contabilidade em dia e evite problemas

Além de ser uma obrigação, as normas trabalhistas e tributários/fiscais, quando cumpridas da forma correta, garantem aos empresários algumas facilidades no dia a dia. Por exemplo, uma empresa que está com a sua contabilidade em dia, tem mais facilidade para a obtenção de crédito e pode participar de licitações sem impeditivos. Já aqueles negócios que se encontram irregulares, têm o acesso negado a ambas as oportunidades.

No caso das empresas que optam pelo Simples Nacional, existe a falsa sensação de que elas estão livres da obrigatoriedade contábil. Como dito, todas as modalidades precisam seguir as normas fiscais e estar com a contabilidade e envio de documentos e balancetes em dia.

Na verdade, essa falsa sensação ocorre devido à não incidência de imposto de renda sobre o lucro dos sócios optantes pelo Simples Nacional. Com isso, algumas empresas acabam por não declarar corretamente essas informações e tornam-se vulneráveis em eventuais fiscalizações.

Toda entrada e saída deve ser evidenciada por meio de documentos fiscais ou lançamentos no caixa, com as respectivas rubricas dos sócios, para evitar surpresas.

A falta de escrituração fiscal e movimentação financeira, inclusive por meio de extratos bancários, pode levar uma empresa optante do Simples Nacional ao desenquadramento desse regime, que pode ser solicitado diretamente pela Receita Federal.

Evite o desenquadramento do Simples Nacional

A ação de desenquadramento pela falta de escrituração e movimentação financeira (inclusive bancária), produz efeito a partir do mês em que for constatada a ausência de tais comprovações. Em outras palavras, a ação poderá ser retroativa e gerar prejuízos ainda maiores ao MEI.

Além disso, a empresa fica impedida de optar pelo Simples Nacional pelos próximos 3 anos. Caso seja constatada fraude nas contas, como o uso de artifícios para suprimir ou reduzir os tributos, esse prazo pode subir para 10 anos.

Para conhecimento, é importante saber que semestralmente a Receita Federal cruza as informações das contas bancárias das empresas – com base em uma declaração enviada pelos bancos à Receita, a e-Financeira – com os dados do balanço patrimonial. Ou seja, os valores de saldo bancário, débitos e créditos serão analisados.

Além das consequências tributárias, contadores e administradores podem ser responsabilizados civil e criminalmente pelo não cumprimento das normas brasileiras de contabilidade.

A manutenção contábil, portanto, é imprescindível para o sucesso da gestão empresarial.